À moins que vous n'ayez passé ces derniers temps au fin fond d'une grotte, vous ne pouvez pas ne pas avoir entendu parler de la signature électronique. Vous savez, ce procédé permettant à n'importe qui d'approuver le contenu d'un document numérique dans le cadre de la dématérialisation ! Pour autant, il ne s'agit pas d'une vulgaire copie de votre signature manuscrite. Son fonctionnement est en effet bien plus complexe que cela. Pour en découvrir tous les détails, veuillez prendre connaissance des réponses aux six questions les plus fréquemment posées sur le sujet.
1. Existe-t-il plusieurs types de signature électronique ?
La réponse à cette interrogation est positive. Avant d'entrer davantage dans les détails, vous devez savoir que l'usage de la signature électronique est régi par un règlement européen nommé eIDAS. En vigueur depuis le 1er juillet 2016, il définit un cadre juridique précis pour l'utilisation et la viabilité de cette solution. Ce texte précise que trois types de signatures numériques existent. Le premier est qualifié de "simple". Il demeure facile à mettre en application, mais possède l'inconvénient de ne pas être suffisamment puissant pour identifier le signataire de manière certaine. Le deuxième niveau, appelé "signature avancée" corrigera ce dernier point tandis que le troisième et dernier type imposera le recours à un dispositif de création de signature électronique qualifié et à un ou plusieurs certificats électroniques reconnus.
2. Cette signature est-elle contraignante sur le plan légal ?
C'est un argument que l'on entend souvent dans la bouche des détracteurs de cette solution. Selon eux, la signature numérique ne serait pas suffisamment contraignante et n'aurait même pas la moindre valeur juridique. Ceci est évidemment totalement faux. Tous les États membres de l'Union Européenne doivent respecter le cadre légal défini par le règlement européen eIDAS. Par conséquent, tous reconnaissent la légalité de cette signature. La France a également modifié sa propre législation afin de réglementer ce nouvel usage lié aux évolutions des technologies de l'information. Pour en savoir plus, plongez-vous dans la lecture du Code Civil et plus particulièrement celle des articles 1366 et 1367.
3. Sur quels documents peut-elle être utilisée ?
En théorie, la validation électronique peut être utilisée sur n'importe quel type de documents numériques. Rien ne vous empêche en effet de vous en servir sur des contrats, des documents juridiques, des bons de commande ou encore des factures converties en fichiers PDF. Ceci n'est pas valable que sur le plan théorique car, comme vous le savez, le diable se cache souvent dans les détails ! Pour vous en convaincre, ouvrez le Code Civil et prenez connaissance de l'article 1175. Celui-ci détaille plusieurs restrictions d'usage pour signer de manière électronique, notamment dans le cadre de la rédaction d'actes sous seing privés relatifs au droit de la famille et des successions.
4. Comment se déroule la signature électronique ?
Chaque éditeur possède sa propre solution. Beaucoup d'entre elles se basent sur le même principe. Pour signer un document, il suffit de créer votre signature au format numérique. Utilisez un support tactile (smartphone ou tablette) et tracez votre signature avant de la sauvegarder. Vous n'aurez ensuite plus qu'à faire appel à ce fichier avant de faire signer des documents. Il est également possible de se tourner vers des solutions plus performantes et plus robustes, à l'image par exemple d'un logiciel de signature. Ce dernier aura en plus l'avantage d'intégrer un dispositif de vérification des signatures.
5. Quels sont les principaux avantages ?
Nombreuses sont les entreprises à profiter des bienfaits de la signature électronique ! Parmi les avantages les plus évidents de la validation numérique, on retrouve notamment :
- Le gain de temps ;
- L'automatisation des processus ;
- La compatibilité avec le télétravail ;
- Une meilleure protection juridique en cas de litige ;
- Une simplification de la gestion documentaire ;
- Une meilleure expérience de travail pour tous les collaborateurs ;
- Une meilleure expérience pour les clients ;
- Une diminution de l'empreinte environnementale de l'entreprise ;
- Une accélération de processus interne de validation ;
- La création d'une nouvelle culture d'entreprise basée sur l'innovation et la dématérialisation.
6. Peut-elle être contestée ?
Cela reste tout à fait possible à condition d'en apporter la preuve devant un tribunal. Le dossier sera ensuite transmis à un expert graphologue qui analysera l'ensemble des données numériques (caractéristiques techniques, horodatage, etc.) afin de prouver (ou non) la fiabilité de la signature.