Pour faciliter la gestion des projets et pour améliorer les résultats, il existe désormais plusieurs outils mis à disposition de toutes les entreprises. Dans ce cadre, on cite les outils de gestion des tâches, des relations client, du temps, des ressources humaines, du budget et des activités. Les solutions sont nombreuses, mais elles sont à choisir en fonction du secteur d’activité de la société. Voici quelques conseils pour bien choisir le logiciel adapté à l’entreprise.
Définir ses objectifs et ses besoins
Avant toute chose, il faut définir les besoins et les objectifs de l’entreprise. Dans ce sens, il est conseillé de lister tous les domaines sur lesquels l’entreprise rencontre un blocage. Cela permettra de définir le type de logiciel à adopter et les fonctionnalités recherchées dans ce dernier. Par exemple, pour une activité nécessitant un contact régulier avec les clients, un
logiciel crm serait très utile. Cette fonctionnalité est souvent parmi les phares d’une solution de pilotage.
D’autre part, il faut aussi définir les objectifs de l’entreprise et la nécessité exacte de la solution à adopter. En fait, il est inutile d’investir dans un outil avec toutes les options de gestions. Cela risquerait d’enfouir les principales utilités du logiciel. D’ailleurs, un logiciel qui répond aux attentes de l’entreprise de façon ciblée sera plus facile à adopter par les membres de l’équipe qui va l’utiliser.
Dans le cas où cette étape avant la sélection d’une solution de gestion serait un souci, il est toujours possible de faire appel à une
Startup CRM. Que ce soit dans la définition des stratégies marketing digital, ou pour réaliser une partie, voire l’ensemble du pilotage, son expertise promet un achèvement rapide et efficace. Plus d’informations sur le site
startupcrm.fr.
Déterminer des priorités pour trouver un logiciel adapté
Après avoir listé tous les besoins de l’entreprise, il est important de définir l’ordre de priorité de ces derniers. De cette manière, le choix du logiciel est plus ciblé, de même pour les fonctionnalités à favoriser.
Il est possible que l’entreprise n’ait besoin que d’une solution pour faciliter le pilotage d’un projet secondaire. C’est-à-dire qu’un simple logiciel de gestion des tâches serait suffisant. Il faut seulement s’assurer qu’il permet une bonne visibilité du calendrier, ainsi qu’au détail de la planification de chaque étape.
Dans le cas où le projet est un peu plus complexe, une solution plus avancée serait nécessaire. Par exemple, pour une gestion de projet collaboratif, il faudrait un logiciel permettant l’accès au tiers et au partage de document.
Par ailleurs, certains projets nécessitent l’implication de plusieurs intervenants, en relation directe ou indirecte avec les clients. Il est, dans ce cas, indispensable de choisir un logiciel de gestion qui permet d’afficher les mêmes informations à jour pour tous les utilisateurs. Une solution crm serait vraiment obligatoire, en plus d’autres fonctionnalités répondant à tous les besoins de l’entreprise.
Opter pour une solution personnalisée
Il est recommandé d’éviter les logiciels qui sont très généralistes, bien qu’ils correspondent au secteur d’activité de l’entreprise. En effet, les fonctionnalités de ces types de solutions peuvent être limitées. Or, au fur et à mesure que l’activité marche, il est possible que d’autres adaptations soient nécessaires. Ce qui pourrait, de nouveau, compter comme un investissement assez important pour la société.
Ainsi, outre les solutions prioritaires, il faut privilégier un outil qui peut être personnalisé pour correspondre à toutes les activités de l’entreprise. Cela peut être édité dans un futur paramétrage ou une option qui ne gênerait pas les besoins prioritaires. Il faut donc détailler et préciser l’activité de l’entreprise ainsi que ses expertises auprès de l’éditeur. Ce dernier va, par la suite, proposer la solution la plus adaptée. Il peut s’agir d’un outil de gestion offline ou en ligne (SaaS). Cela dépend toujours des objectifs du logiciel et de son usage.
Toutefois, il faut comprendre que le concepteur peut proposer plusieurs solutions d’adaptation, mais il est rare, voire impossible, de trouver une solution de pilotage sur-mesure.
Logiciel gratuit, payant ou open source ?
Les options d’abonnement sont variées, et peuvent répondre aux besoins et au budget de chaque entreprise. On distingue la version free, la version payante et la version open source.
Pour ce qui est de la version free, appelée aussi logiciel freemium, les outils sont proposés à titre gratuit. Toutefois, ces logiciels incitent toujours à se tourner vers une solution payante. Effectivement, les versions gratuites ne proposent pas les mêmes services que les outils payants (pas de protection, pas de service d’assistance, etc.).
En ce qui concerne la version payante, les logiciels sont souvent à acheter sous forme d’abonnement, mensuel ou annuel. Dans ce cadre, plusieurs types d’offres avec des fonctionnalités et des options différentes sont proposés. Pour ce type, il est conseillé de choisir les logiciels évolutifs pour assurer le besoin de croissance de l’entreprise. Par ailleurs, chaque offre dispose aussi d’un niveau d’assistance différent. Il est évident que le prix de l’abonnement dépend des options dans l’offre.
Quant au logiciel open source, il y a ce qu’on appelle la libre distribution logicielle. Cela peut être gratuit ou payant, mais les tarifs sont souvent moins exonérants que les logiciels payants. Ce type de logiciel est la solution adaptée pour confier sa gestion à un spécialiste
crm tout en gardant le contrôle de l’outil. Sinon, c’est également parfait pour adapter les besoins en outil de gestion, petit à petit, en fonction de l’évolution de l’entreprise. Cependant, cela nécessite le travail d’une équipe de développeurs performants.
