La gestion des notes de frais est une tâche qui peut se révéler chronophage. La validation et le dépouillement sont une perte de temps. C'est pourquoi il est important d'automatiser ce travail. Cette nécessité s'explique par de nombreuses raisons.
Pour limiter les erreurs et éviter les conflits
En automatisant le traitement des notes de frais, vous minimisez les erreurs, car il n'y a plus de traitement manuel lent. En plus, il n'y a plus de risque de fraude. Les appareils d'automatisation émettent un signal en cas d'erreur. En outre, les logiciels de traitement utilisés, par exemple, celui du site kammi.fr garantissent les sauvegardes en lignes de vos données. Vous ne risquez donc pas de les perdre même si vous changez de siège.
En traitant manuellement les notes de frais, vous êtes plus susceptible de soupçonner vos collaborateurs en cas de problèmes financiers (un manque à gagner par exemple). Si vos pairs perdent les pièces justificatives, les organismes peuvent refuser de vous octroyer des remboursements. En automatisant le travail, les opérations effectuées restent vérifiables et les problématiques qui se posaient disparaîtront.
Par exemple, il n'est pas évident de récupérer la TVA s'appliquant sur les notes de frais. Cependant, quand ces factures s'enchaînent, vous vous apercevez que la TVA à récupérer n'est pas négligeable. C'est un manque à gagner primordial pour l'entreprise. Certains collaborateurs malfaisants peuvent profiter de cette faiblesse. Une saisie automatique via un note de frais logiciel vous permet d'établir le montant réel de la TVA par facture.
Un traitement plus rapide et efficace
Grâce à la gestion automatisée des notes de frais, les collaborateurs peuvent transmettre les pièces justificatives en ligne aux responsables de la comptabilité qui pourront traiter les informations. Ainsi, vous n'aurez plus à vous en faire sur les dépenses engagées. Seulement, optez pour un logiciel note de frais ergonomique qui se prenne aisément en mains. Dès lors, le traitement se fera instantanément sans nécessiter de grosse formation au préalable.
Par ailleurs, n'oubliez pas que les devises, les lois et les droits des salariés ne sont pas les mêmes d'une société à une autre. Heureusement, avec des logiciels pour automatiser la gestion de frais, vous pourrez définir vos propres données et avoir accès à des analyses de coûts détaillées.
Traiter manuellement les notes de frais peut parfois paralyser l'administration. Les dépouillements se font lentement et l'attente ne permet pas aux managers de prendre des décisions. Pour avoir accès à ces données sur les notes de frais en temps réel, il vous suffit d'opter pour la mise en place d'un logiciel adéquat. Ce dernier peut vous présenter des chiffres de manière instantanée concernant la santé financière de l'établissement. Ainsi, vous pourrez définir les nouveaux objectifs à suivre et les communiquer aux managers sous votre coupe.
Augmentation de la productivité et simplification des audits
En optant pour l'automatisation de la gestion de vos notes de frais, vous accédez aux indicateurs en un rien de temps. Vous pouvez maximiser la rentabilité de votre entreprise de ce fait et ainsi, optimiser la compétitivité. Le tout, en limitant les pertes financières.
Les logiciels d'automatisation des notes de frais rejettent les opérations et transactions qui ne se conforment pas aux procédures que vous avez mises en place. Ainsi, vous êtes en mesure d'effectuer des audits de vos méthodes pour les perfectionner si nécessaire.
Avec le traitement des notes de frais qui se fait à la main, il est difficile de suivre les changements qui s'opèrent au niveau de l'entreprise. Ce qui n'est pas le cas si vous décidez d'utiliser des logiciels pour traiter rapidement ces informations. Effectivement, les logiciels en question constituent des outils qui accompagnent les changements tant au niveau managérial que fiscal. En cas d'actualisation, les mises à jour s'opèrent dans la nuit pour éviter de perturber le travail.