Avant de faire une dématérialisation, il faut connaitre le sens même du terme. La dématérialisation de document est la transformation de données physiques en numériques ou informatiques. De nos jours, la dématérialisation est en vogue, car elle permet une fiabilité de sauvegarde. Découvrez les types de document qui peuvent être dématérialisés.
Les types de document qui peuvent être dématérialisés
La dématérialisation est nécessaire et très bénéfique pour les entreprises modernes. Elle permet de réduire le coût à prévoir pour le stockage de données d’une entreprise et de rehausser sa crédibilité envers ses partenaires ou collaborateurs. La dématérialisation contribue aussi à l’augmentation de la production d’une société. Il est à noter que la plupart de tous les documents peuvent être dématérialisées. Parmi ceux, il y a les factures, les relevés, les bons de commande et les reçus. Toutefois, les modes de dématérialisation de ces documents administratifs ne sont pas pareils. Par exemple, dématérialiser des contrats e travail n’est pas semblable à la dématérialisation de bulletins de salaire ou encore de documents de déclarations sociales. La dématérialisation est une sorte d’archivage électronique et d’archivage numérique.
La dématérialisation et la GED
La première étape d’une dématérialisation est l’opération de numérisation ou le scan. Après le scan, les documents sont stockés dans des disques durs. Ces documents enregistrés sont accessibles depuis le réseau Intranet de la société. Ils sont considérés comme des données professionnelles. La GED est aussi une autre forme de la dématérialisation. On parle ici de gestion électronique de document. Elle est en quelque sorte le cycle de vie d’un fichier électronique. Elle comprend la mise en œuvre, la classification, le stockage, le traitement et la suppression (si nécessaire) de fichiers électroniques. Notez que la GED implique le traitement, l’assurance et le déplacement des fichiers électroniques.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation joue un rôle important dans la gestion de données d’une entreprise, notamment celle des documents courants comme les fax et les mails. La dématérialisation permet aussi d’optimiser les relations clients. Elle aide également l’entreprise à faire un gain de temps, notamment dans les recherches de dossiers particuliers. En effet, grâce à la dématérialisation, toutes les données sont archivées. Il n’y a pas de contrainte d’espace de stockage. La dématérialisation permet aussi de diminuer les charges de la société. Par exemple, la société peut réduire les coûts liés aux photocopies, à l’élaboration manuelle de courriers ou de factures. La dématérialisation constitue également une assurance pour la société. Elle garantit une meilleure sécurisation des données. Les risques perte sont ainsi réduits.